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會議籌劃更多細節

來源：     作者：吳耿    2009-02-24

　　一般在找到適當的會議承辦商后，并不意味著作為會議執行方的您就沒有什麼可做的了，要想會議能夠順利進行,還需要主辦方深入把握很多細節工作：

　　1、 在會議開始之前，全局性的總體策劃還得由您來做，做出會議進程“時間進度表”；

　　2、 一般情況下以電話通知各單位在何時、何地舉行會議，并確認各單位與會代表人數。

　　3、 如果會議形式比較鄭重，除電話聯系外，需要以書面文件或通知單、邀請函的形式與各單位聯系，并取得明確答復（如書面文件或通知單、邀請函需特殊制作，您還得與印刷廠商協商處理）。

　　4、 取得會議承辦方開出的可提供的服務項目表，針對所需的服務與會議承辦方簽署相關協議、合同，以法律手段保護自己的合法權益。

　　5、 您必須自己制定出會議日程表和會議演講稿及相關報告內容，如果會議內容并不涉及內部機密，也可將情況告之會議承辦方，請他們協助制定。

　　6、 在有了會議承辦方幫助聯系酒店、機場、餐廳、廣告公司、印刷廠商、車隊等單位的同時，根據“時間進度表”進行及時的詢問，落實計劃的進度。

　　7、 會議開始時參與報到工作，作好協調工作，分發資料，同時可以認識新朋友，加深與老朋友的關系。如果與會代表是要交會務費的，您還得負責收取會務費。

　　8、 報到結束后，及時通知會議承辦方最準確的人數、房間數，多出或少出的房間及時與酒店協商解決，避免酒店和您不必要的麻煩。

　　9、 正式會議開始之前，檢查會場的布置工作（燈光、音響、場形、綠化和特殊設備），確保萬無一失。

　　10、 與會議承辦方協商制定出合理的用餐、叫醒、開會時間。

　　11、 作好會議期間的協調工作。

　　12、 制定與公司和此會議的總目標相一致財務預算，定金一般是先預交總費用的50%，其余費用會議結束時一并解清。

　　13、 會議結束后，根據實際情況做出此次會議的總結報告，備檔。